导出与备份

　　一、Outlook多账户信息的备份

　　别忘了，Outlook是Microsoft Office的一部分。在安装完Office 2003后，打开“开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Office工具→Microsoft Office 2003用户设置保存向导”，打开“Microsoft Office 2003用户设置保存向导”对话框。单击“下一步”。

　　如图1，选择“保存本机的设置”，单击“下一步”，在出现的对话框中选择文件保存的位置和文件名(扩展名为.ops)，单击“完成”，系统开始备份Office里所做的各种个性化设置，其中就包括Outlook的多个账户信息以及Office用户配置的注册表信息。有了这些信息，恢复多账户信息已经足够。

　　二、备份Outlook的邮件及任务、日历等信息

　　Outlook将数据存储在邮件应用程序编程接口 (MAPI) 文件夹中。MAPI 文件夹可以存储在硬盘上的称为“个人文件夹 (.pst) 文件”的文件中，使用以下步骤可以备份整个个人文件夹 (.pst) 文件:

　　第一步:关闭任何与邮件相关的程序，例如 Outlook、Microsoft Exchange或 Windows Messenger；

　　第二步:单击“开始→设置→控制面板”，打开“控制面板”窗口，双击“邮件”图标打开“Outlook属性”对话框，单击“显示配置文件”按钮，如图2；

　　第三步:单击适当的配置文件，然后单击“属性”按钮；

　　第四步:单击“数据文件”按钮，再单击选中要备份的个人文件夹服务；

　　小提示

　　如果你的配置文件中有一个以上的个人文件夹服务，必须分别备份每组个人文件夹 (.pst) 文件。

　　第五步:单击“设置”按钮，记下列出的路径和文件名；

　　小提示

　　个人文件夹 (.pst) 文件包含 Outlook中存储的所有数据，因此有可能太大。不过，可以通过单击“开始压缩”按钮来减小个人文件夹 (.pst) 文件的大小。

　　第六步:关闭所有属性窗口，在“资源管理器”或“我的电脑”中找到刚刚记下的.pst文件并做好备份。

　　三、备份其他信息

　　如果你已经做了自定义设置并希望通过 Outlook 将这些设置复制到另一台计算机，除了个人文件夹 (.pst) 文件外，还需要在备份中包括以下文件，这些文件一般保存在（C:\Documents Data\Microsoft\Outlook Settings\用户名\Application and>文件夹下:）

　　★Outcmd.dat:该文件存储工具栏与菜单设置；

　　★<配置文件名>.fav:这是你的收藏夹文件，它包含 Outlook 面板的设置；

　　★<配置文件名>.nk2:该文件存储“自动完成”功能所使用的昵称；

　　★Normal.dot:如果你使用 Microsoft Word 作为电子邮件编辑器，则签名会作为自动图文集词条存储在 Normal.dot 文件里；

　　★自定义签名文件的位置:<驱动器:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Signatures>；其中，“驱动器”表示安装了 Outlook的驱动器，“用户名”表示当前系统登录的用户名。

　　小提示

　　每个单独的签名都有自己的文件，其名称与你创建该签名时所使用的名称相同。例如，如果你创建了一个名为MySig的签名，则Signatures 文件夹中会创建三个以MySig为主文件名的自动签名文件，分别是.htm的超文本标记语言 (HTML)格式、.rtf(Microsoft Outlook RTF 格式 (RTF)和纯文本格式的.txt文件。

好了，有了前面的这些准备，现在你可以大胆的带着这些备份的Outlook数据走遍天下了。重新安装系统也好，移动办公也好，只要将保存的信息重新导入或恢复，一切又可以恢复如初了。

　　第一步：对于新安装的Outlook，首次启动时会弹出“Outlook 2003启动”向导，单击“取消”按钮结束配置，启动Outlook。

　　小提示

　　如果机器里已经对Outlook Express配置过账户信息，启动时也会询问是否导入，一律“取消”。

　　第二步：依次打开“开始→程序→Microsoft Office→Microsoft Office工具→Microsoft Office 2003用户设置保存向导”，打开“Microsoft Office 2003用户设置保存向导”对话框，单击“下一步”，在上图1的对话框中选择“将原先保存的设置恢复应用到本机”，单击“完成”按钮开始恢复，恢复完成后单击“退出”按钮结束。

　　第三步：导入个人文件夹 (.pst) 文件中的数据。在“文件”菜单上，单击“导入和导出”，在弹出的“导入和导出向导”对话框中单击“从另一程序或文件导入”，然后单击“下一步”。单击“个人文件夹文件 (.pst)”，再单击“下一步”。单击“浏览”按钮输入要备份的个人文件夹 (.pst) 文件的路径和文件名，然后单击“下一步”，如图3，选择要导入的文件夹，或选择层次结构的顶层以导入全部内容，最后单击“完成”按钮即可将以前所有的个人文件夹、邮件、计划、便签统统恢复如初。



　小提示

　　在图3中一定要勾选“包括子文件夹”，否则只能导入部分信息。

　　第四步：恢复其他信息。关闭Outlook，如果你还想恢复以前对Outlook布局上的修改和调整，还有个人签名等信息，直接将上述文件copy到相应的文件夹中即可。

　　最后要说明的是，如果两台机器软硬件配置环境区别很大，比如：由于登录用户名的变化等原因，备份时原来的磁盘分区或文件夹的位置已经不存在，启动时就会有相应的提示，如图4，此时，只要单击“确定”按钮，就会弹出窗口让用户重新选择新的位置。指定了新的位置后，下次启动就不会有类似的提示了。当然，有一定基础的用户也可以到注册表中更改相关键值。建议在做备份时，选择较简单的系统环境。